Az irodapiacon az új megatrendek egyike az agilis munkamódszerek megjelenése. Multifunkciós terek, projektcsapatok, dinamikus irodazónák, termelékenyebb alkalmazottak. Mindezeket támogatja a technológia, hiszen már olyan szoftverek vizsgálják az irodatereket, amelyek megmutatják a gyenge láncszemet. A magyar Invensol valós idejű adatai is igazolják az új munkamódszerek sikerét. Mi egyelőre gyerekcipőben járunk.
Az irodaterek vizsgálata, hatékonyságának növelése ma már szinte tudománnyá nőtte ki magát, munkahely-specialisták dolgoznak a kisebb-nagyobb irodaprojektekben, ahol a bérlés, bútorozás, belsőépítészet mellett egyre fontosabb a tér tudatos kialakítása, elrendezése, az egyes funkciók elhelyezése, a tárgyalók, valamint dedikált és osztott munkaállomások arányának kialakítása, a közösségi terek megtervezése és a multifunkcionális zónák megalkotása.
E folyamatokkal összefüggően az új generációk új viselkedésmintákat és munkakultúrákat hoztak magukkal az irodákba, amelyek a munkáltatók hozzáállását megváltoztatták. Az új szervezeti keretek elhozták az agilis munkamódszereket is, amelynek természetesen nem csak kulturális oka van, hanem pénzről is szól. A gazdasági fellendülés idején ugyanis a cégek folyamatosan bővülnek, azonban sok esetben a munkaerő létszám-emelkedése nem jár együtt az irodaméret növekedésével, inkább a vállalkozások az irodatereket optimalizálják, így ugyanakkora területen több dolgozó is elfér, miközben nem nőnek az irodabérleti költségek.
Az agilis munka jellemzői közé sorolhatók a mobil munkaállomások és eszközök terjedését, vagyis a laptoppal, okostelóval bárhová odaülhetnek az alkalmazottak, ahol éppen szabad hely van, vagy ahová előző nap foglaltak. Emellett a kollégák hetente akár több napot is távmunkában tölthetnek, így az összlétszámnál kevesebb munkaállomás is kielégíti az igényeket. Rugalmas szervezeti keretek, projektcsapatok, önálló munkavégzés és nagyobb felelősség, ezek mind az agilis munka elemei. Minden a termelékenységről szól, az irodatér a vállalatok versenyképességének egyik legfontosabb eleme lett, a cél minél hatékonyabb terek létrehozása, ahol az egyes funkciókat, tevékenységeket optimalizálják.
A szoftverek mindent megmutatnak
Az irodatereket elemző szoftverek többek között az adott munkahelyen a tárgyalók, munkaállomások vagy éppen parkolóhelyek foglalását elemzik, ez alapján tudják meghatározni, hogy mekkora kihasználtsága van az egyes helyiségeknek. A cégvezetés pedig a szoftverszolgáltatótól folyamatosan kapott infók birtokában formálhatják a munkahely alaprajzi elrendezését, módosíthatnak az egyes zónák funkcióján, hogy kevesebb felesleges tér vagy éppen munkaállomás legyen, növekedjen például a közösségi terek mérete, ha a dolgozók rendszeresen ott találkoznak, és összességében növekedjen minden egyes négyzetméternyi iroda kihasználtsága.
Nem véletlen, hogy a WeWork – amely az egyik legjelentősebb expanzióban lévő közösségi irodatereket kínáló amerikai vállalat – több irodateret elemző IT-céget is megvásárolt. De Magyarországon is megjelentek az ilyen típusú technológiai vállalatok, elég ha csak az Invensolt, egy felhőalapú szoftverszolgáltatót említjük meg, amelynek SAM (Space and Asset Management System) szolgáltatása számos nagyvállalat, SSC irodájában működik már.
„A legnagyobb probléma, hogy nem tudjuk megfelelően kiaknázni az évek óta elérhető technológiai háttér adta lehetőségeket. Pontosabban amilyen gyors ütemben terjedtek el a fejlett technológiai újítások más iparágakban (pénzügy, telco, közlekedés, stb.), az irodai munkakörnyezet és az épületek kezelése még mindig a múlt században rekedt színvonalon áll. Az agilis munkakörnyezet csak akkor válhat hatékonnyá, ha egy rendszert teszünk mögé. Kell egy belső kontroll, ami nem csak a munkahelyi szokásokat térképezi fel, hanem biztos alapot ad a jövőre nézve. Az agilis munkakörnyezet rendszer nélküli bevezetésére is láthatunk rossz példákat, ahol bárki bárhova ülhet, de az átlag felhasználó az első fél órát azzal tölti, hogy emeletről emeletre jár üres asztalt keresni” – mondja Patyi László, az Invensol ügyvezető igazgatója, aki június 13-án a PropTech Hungary konferencián előadást is tart a témában.
Nagyon alacsony a kihasználtság
Az Invensol tapasztalatai szerint a tradicionális munkahelyeken, ahol dedikált széke és asztala van mindenkinek, a munkaállomások kihasználtsága a törzsidőben mindössze 70%, vagyis csaknem minden harmadik szék üres volt. Ha pedig az egész napot vesszük, akkor a kihasználtság mindössze 45%. Az agilis munkamódszerek meghonosításával azonban a kihasználtság 80-90%-ra is növekedhet.
A kedvező változást egy példával is illusztrálhatjuk. Ha egy hétszáz munkaállomással rendelkező cég hagyományos munkakultúrában működik, akkor az előbb említett 70%-os kihasználtságról beszélhetünk, ha áttérnek az agilis munkára, akkor ugyanennyi, azaz 700 munkaállomáson akár 850 alkalmazott is zavartalanul dolgozhat, ami már 85%-os hatékonyságot jelent. Ha pedig a kollégák átlagosan 2 napig távmunkában dolgoznak, akkor akár ezer fős munkaszervezet is elfér a 700 munkaállomáson, ami már akár 95%-os kihasználtságot is biztosíthat.
„Egy irodában átlagosan 50-60%-os kihasználtságot tapasztalhatunk, amit bármikor le tudunk mérni: a beléptető-rendszer adatait kell összehasonlítanunk az állandó munkaállomások számával, majd átlagot vonunk. Tragikus lesz az eredmény. A munkavállalói trendeket kb. 10 éve az Y generáció uralja, sőt, újabb generációk érkeztek, akik teljesen más környezetbe szocializálódtak, pontosabban a választási lehetőség környezetébe. Ez az autonómia, amiből már nem fognak engedni, azaz, aki nem agilis környezetet kínál a dolgozóinak, annak nem lesznek dolgozói. Ezt a magyar piacon különösen az SSC-knél láthatjuk: elképesztő kihívás a humán erőforrás biztosítása a piacról. A vállalatok egymást túllicitálva próbálják átcsábítani a dolgozókat, de a korlátozott bérkiegészítés mellett ez csak akkor reális, ha versenyképes munkakörnyezetet is kínálnak” – összegzi a tapasztalatait Patyi László.
Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a linkedinen is!
